Os eventos da sua empresa podem estar custando até 25% a mais do que deveriam, e ninguém percebe

No mercado corporativo brasileiro, é comum que empresas somente descubram problemas nos custos de eventos quando já é tarde demais, após uma revisão externa. Mesmo com contratos assinados, processos internos definidos e agências consolidadas, há um ponto crítico que causa prejuízos silenciosos em muitos orçamentos: o vácuo de controle.

Onde surgem os estouros de orçamento

Eventos corporativos envolvem diversas etapas, fornecedores e fluxos financeiros. Isso abre espaço para riscos como:

• custos ocultos e sobrepreços,

• taxas indevidas e duplicidades,

• reembolsos não repassados,

• comissões escondidas e não repassadas.

Esses desvios elevam o custo final em 10% a 25% e, na maioria das vezes, passam despercebidos por um motivo simples: ninguém na empresa tem a atribuição de auditar todos os detalhes do fechamento.

O vácuo de controle

Esse cenário não é culpa das áreas envolvidas, mas sim da forma como o processo é estruturado:

Marketing e Eventos: buscam idealizar e executar a melhor experiência possível. O foco é gerar impacto e garantir que o evento aconteça como planejado. Economia detalhada não faz parte das atribuições e, muitas vezes, todo o budget acaba sendo utilizado. Conferir minuciosamente cada cobrança não é o papel dessa área.

Compras e Procurement: negociam contratos, condições comerciais e escolhem as agências. Porém, após a assinatura, costumam se afastar da operação. Não acompanham no detalhe a execução nem os fechamentos financeiros.

Finanças e Controladoria: validam notas fiscais, impostos, centros de custo e processam pagamentos. Seu papel é garantir conformidade formal, mas não analisar tecnicamente cada item executado no evento.

O resultado dessa divisão de responsabilidades é claro: depois que o evento termina, ninguém faz uma verificação profunda das planilhas de fechamento, números, pagamentos, contratos e notas fiscais. É aí que mora o vácuo de controle, que permite que perdas relevantes passem sem detecção.

Quem somos

Sou Carlos Sanfins Netto, fundador da AuditTrip. Há mais de 15 anos atuo com auditoria de viagens e eventos corporativos, ajudando empresas a fortalecer a governança, gerar economia e eliminar perdas invisíveis com análises precisas e independentes.

O que estamos oferecendo

A AuditTrip está disponibilizando para empresas selecionadas um diagnóstico gratuito e sem compromisso, que inclui:

• revisão do contrato e das condições comerciais com a agência de eventos,

• análise da planilha de fechamento e das cobranças de um ou dois grandes eventos,

• parecer executivo com avaliação de conformidade, riscos, oportunidades de melhoria e pontos fortes.

Antes de receber qualquer informação, formalizamos um Termo de Confidencialidade (NDA) para garantir total sigilo.

O valor imediato desse diagnóstico

O parecer traz clareza para Compras, Finanças, Controladoria, Marketing e Compliance, identificando precisamente:

• vulnerabilidades contratuais,

• falhas processuais,

• inconsistências financeiras,

• riscos que poderiam passar despercebidos.

E somente após essa entrega, se fizer sentido, apresentamos uma proposta estruturada de auditoria, com modelos flexíveis de remuneração, incluindo valor fixo, modelos híbridos ou taxa de sucesso.

Por que isso importa

Eventos corporativos movimentam verbas significativas e envolvem contratos complexos. Uma revisão externa especializada fecha o vácuo de controle e evita desperdícios que se repetem ano após ano.

Se quiser entender como funciona essa análise gratuita e verificar se a sua empresa se enquadra, estou à disposição para uma conversa rápida de 15 minutos.

Carlos Sanfins Netto

Fundador da AuditTrip - Auditoria e Consultoria em Viagens e Eventos Corporativos